Integration von IT-Systemen: Wie Unternehmen ihre Arbeitsabläufe vereinfachen können
Auch in Deutschland sind die meisten Unternehmen mittlerweile längst im Zeitalter der digitalen Transformation angekommen. Eine starke Triebfeder der letzten Jahre waren die Erfahrungen während der Pandemie und der anhaltende Krisenmodus, in dem sich große Teile der Wirtschaft seitdem befinden.
Digitale Kanäle haben sich in dieser Zeit als ideales Mittel erwiesen, um mit der eigenen Kundschaft Kontakt zu halten. Gleichzeitig hat die technische Entwicklung in der jüngsten Vergangenheit große Fortschritte gemacht, sodass sich durch den Einsatz digitaler Werkzeuge beim Erledigen routinierter Aufgaben viel Zeit sparen lässt. Hierfür stehen diverse Maßnahmen zur Auswahl, die an verschiedenen Punkten ansetzen, um das vorhandene Potenzial zu nutzen.
Implementierung einheitlicher Plattformen
Kaum etwas lähmt die digitale Infrastruktur eines Unternehmens mehr als eine uneinheitliche Systemlandschaft. Wenn kompatible Schnittstellen fehlen und zu viele kleine Datensilos existieren, leidet auf Dauer die Performance der an die Anwendungen geknüpften Geschäftsprozesse. Besser ist es deshalb, die lokalen Systeme auf einer einheitlichen Plattform zu implementieren.
Hierfür brauchen Unternehmen leistungsstarke Serverlösungen. Darauf spezialisierte Anbieter wie https://www.tiefenbach-it.com/ unterstützen Entscheider bei der Auswahl passender Komponenten, die den branchenspezifischen Anforderungen und der Unternehmensgröße angemessen sind. Die Zusammenführung der IT-Teilsysteme sorgt umgehend für eine höhere Datenqualität, da es zu keinen Dopplungen mehr kommt. Wenn alle Mitarbeiter auf dieselben Informationen zugreifen können, erleichtert dies zudem die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams.
Die Infrastruktur mit Cloud-Anwendungen verschlanken
Im Falle mancher Anwendungen macht es zudem Sinn, auf Cloud-basierte Lösungen umzusteigen. Dies betrifft vor allem die Bereiche HR und das Rechnungswesen. Weil Cloud-Tools von Drittanbietern gehostet werden, spart das Unternehmen auch Hardware-Ressourcen.
Ein weiterer Vorteil ist der einfache und ortsunabhängige Zugriff, wodurch ein transparenteres und flexibleres Arbeiten möglich ist. Der Datenaustausch über die Cloud spart zudem viel Zeit. Vorausgesetzt wird dabei jedoch immer eine aktive Internetverbindung. Diese Anforderung stellt heutzutage jedoch kein großes Hindernis dar, weshalb Cloud-Software ideal für hybride Arbeitsmodelle ist, bei denen ein Teil des Teams im Büro anwesend ist, während weitere Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten. Cloud-Lösungen sind außerdem oft einfach zu integrieren, was bedeutet, dass sie problemlos mit anderen Systemen und Anwendungen zusammenarbeiten können.
Optimierungspotenziale mit Analysetools ausfindig machen
Sobald ein Unternehmen neue IT-Systeme implementiert hat, ist es wichtig, die Arbeitsabläufe kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich die gewünschte Effizienzsteigerung bringen. Hierzu müssen Leistungsindikatoren (KPIs) festgelegt und anschließend von geeigneten Analyse-Tools gemessen werden. Zu den sinnvollen KPIs zählen in diesem Zusammenhang beispielsweise die Auslastung der IT-Systeme, die Anzahl der Tickets im Helpdesk-System oder die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Supportanfragen. So lassen sich Engpässe identifizieren und Optimierungsmaßnahmen in die Wege leiten. Die Ergebnisse der Analysen dienen auch als Wegweiser und Entscheidungshilfe für zukünftige IT-Investitionen.
Geschäftsprozesse automatisieren
Ein sehr effektiver Weg, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, führt über die Automatisierung von gewissen Aufgaben. Zu diesen gehören beispielsweise innerbetriebliche Genehmigungsverfahren, die per Workflow-Management-System direkt an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.
Dies kann dazu beitragen, den gesamten Prozess zu beschleunigen und Fehler zu minimieren. Auch Aufgaben aus der Datenverarbeitung lassen sich mit modernen Anwendungen recht einfach automatisieren. Die Software sammelt Daten aus den vordefinierten Quellen, bereinigt diese bei Bedarf und liefert anschließend eigenständig erstellte Analysen.
Prozesse wie die Dateneingabe und -auswertung sind so im Handumdrehen erledigt. Zudem arbeiten die Tools oft genauer als Mitarbeiter, die Datensätze manuell eingeben. Ein weiterer Bereich, der sich gut für automatische Protokolle eignet, ist der Kundenservice. Hochentwickelte KI-Modelle wie Chatbots sind bereits eine gute Alternative zum Servicecenter. Nicht jede Anfrage ist nämlich so komplex, dass sie von einem menschlichen Servicemitarbeiter bearbeitet werden muss.
Der Faktor Mensch: Schulungen und Zertifizierungen für Mitarbeiter
Häufig wird die Effizienzsteigerung durch IT-Systeme nur an technischen Merkmalen festgemacht. Dabei sind die Tools immer nur dann effektiv, wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens wissen, wie sie diese nutzen müssen. Im schlechtesten Fall tritt sogar das Gegenteil des gewünschten Effekts ein. Wenn Mitarbeiter nicht ausreichend geschult werden, können sie Fehler machen, die einen erheblichen Mehraufwand und Verzögerungen nach sich ziehen. Auf Seminare, Workshops und Schulungen, die den richtigen Umgang mit Soft- und Hardware vermitteln, sollte deshalb auf keinen Fall verzichtet werden.
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